5.4 Conheça o Kanban do Artia

Trata-se de uma solução de gestão visual de processo, que auxilia equipes a visualizar os fluxos de trabalho, trabalhando assim de forma mais eficiente.

Kanban é uma palavra japonesa e significa "cartão" ou "sinalização". Com isso, o Kanban dentro do Artia, é uma tela que proporciona melhor visibilidade do andamento das 'Atividades'.

Por meio de cartões que representam as atividades e colunas que são as situações, pode-se aplicar o Kanban no Artia, visualizando as filas de trabalho e movendo atividades de uma situação para outra, alterando a fila de trabalho e já visualizando o progresso da equipe.

Primeiramente, para utilizar o Kanban devem ser cadastradas as 'Situações', caso tenha dúvidas sobre como fazer o cadastro, acesse nosso tutorial 'Personalização de Situação'.   

Após ter as 'Situações' cadastradas, elas podem ser utilizadas nas 'Atividades' e consequentemente pode ser utilizado o Kanban por 'Situação'.


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No Artia, o Kanban fica localizado no Menu de Atividades -> Kanban, conforme imagem a seguir:

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Veja como é a tela do Kanban, dentro do Artia:

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Conforme pode ser observado na imagem, existe a 'Tree-view' que pode ser utilizada como um filtro, pois aparecem somente as 'Atividades' correspondentes ao escopo selecionado.

As colunas do Kanban correspondem as situações cadastradas,


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E os 'Cartões' correspondem as 'Atividades' associadas as situações cadastradas.

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Cada 'Cartão' é composto das seguintes informações:

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A principal funcionalidade do Kanban é visualizar a fila de trabalho da equipe e mover as 'Atividades' para outras situações.

Para mover as atividades deve-se clicar sobre a 'Atividade' desejada e arrastar para a nova 'Situação'.

Importante: Somente 'Líderes' ou 'Responsáveis pela Atividade' podem movê-la.

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Para facilitar o gerenciamento de projetos no Artia, foram atribuídas outras funções que podem ser feitas diretamente pela tela de Kanban.

  • Configurações

Existem algumas configurações disponíveis para a tela de Kanban, no canto superior direito, ao lado do botão de pesquisa.

Onde é possível configurar se a 'Atualização' será automática ou não.

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Neste caso, atualização diz respeito a atualização das 'Atividades' em tempo real no Kanban sem necessidade de recarregar a página, por exemplo: se o Kanban estiver aberto no seu usuário e outro usuário mover a 'Atividade' para outra 'Situação', irá atualizar automaticamente o seu Kanban, exibindo para a nova 'Coluna' alterada.

Caso prefira não atualizar automaticamente, deve ser marcada a opção 'Não atualizar', desta forma será necessário recarregar a página para visualizar as alterações.

  • Ao lado das configurações do Kanban, existe um indicador, que mostra a situação das atualizações,

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  • Quando ela está verde, é porque as atualizações automáticas estão ativadas.

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  • Quando ela está cinza, é porque as atualizações automáticas estão desativadas.

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Também é possível alterar a exibição do Kanban, para 'Normal', 'Compacta', 'Super compacta'.


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Onde a 'Normal' é a tela padrão do Kanban, a mais completa, com todas as informações, de 'Pasta' e botões de 'Iniciar Apontamento', 'Comentários' e 'Mais Opções'.

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Na exibição 'Compacta', não existe a informação de 'Pasta' onde a 'Atividade' está localizada.

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Já na exibição 'Super Compacta', não aparecem as informações de 'Pasta' e os botões de 'Iniciar Apontamento', 'Comentários' e 'Mais Opções'.

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  1. Visões

Assim como na 'Lista de Atividades', por padrão ao se cadastrar no Artia você já terá uma visão padrão, com as seguintes configurações:

- Filtro por Período com 'Término Estimado', 'Esta semana';

- Tipo de Kanban 'Situação';

- Layout de exibição 'Coluna fixa';

- Ordenação 'Término';

- Compartilhar com a 'Organização'.

 

Porém, podem ser criadas e editadas novas 'Visões', no canto superior direito, ao lado do botão de pesquisa.

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Ao clicar em 'Visões', é possível visualizar as cadastradas e editá-las, ou criar uma nova,

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Ao clicar em 'Nova Visão', os seguintes campos estão disponíveis para personalização:



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  • Pode ser colocado um nome na sua 'Visão',
  • Adicionar filtros, como:
    • Estado: selecionar 'Encerrado' ou 'Pendente',
    • Situação: selecionar uma ou várias 'Situações' cadastradas anteriormente,
    • Período: selecionar se deseja filtrar por 'Início Estimado', 'Término Estimado', 'Término' ou 'Passar Por', com as opções de 'Hoje', 'Essa Semana', 'Semana Passada', 'Próxima Semana'.
  • Tipo de Kanban: se deseja utilizar o tipo por 'Situação' ou por 'Tipo de Atividade'.

Na opção por 'Tipo de Atividade', são utilizados os "Tipos de Atividade" previamente cadastrados para a 'Organização', o que fará com que seja visualizado em formato de fila de trabalho. Consulte nosso tutorial 'Personalização de Tipos'.

Com isso, ao criar ou editar uma 'Atividade', haverá o campo 'Tipo de Atividade' que deve ser preenchido com um dos 'Tipos de Atividade' criados anteriormente.


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Ao mudar para o Kanban por 'Tipo de Atividade' será exibido o layout de tela a seguir:

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Observe que na opção por 'Tipo de Atividade' não é possível mover as 'Atividades' entre as colunas, somente sendo possível visualizar como está a fila de trabalho, quais atividades estão pendentes e quais encerradas, também podendo realizar apontamentos, encerrar atividades, gerenciar comentários, participantes, arquivos, editar atividades e criar novas, tudo sendo feito diretamente na tela do Kanban.

Mesmo quando o tipo de Kanban for por 'Situação', se existirem tipos de 'Atividades' cadastrados e associados às atividades, serão mostradas as atividades com uma borda na cor do Tipo de Atividade selecionado.

No Kanban por 'Situação', os 'Tipos de Atividades' são identificados nas bordas dos 'Cartões' de acordo com suas cores configuradas. Como pode ser visto na imagem:


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  • Layout de Exibição:


"Colunas se adaptam ao tamanho disponível":

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"Tamanho de coluna fixa com barra de rolagem":

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  • Configurações:
    • Ordenação: as 'Atividades' podem ser ordenadas por 'Início Estimado', 'Término Estimado' e 'Término'¹.
    • Também é possível compartilhar as 'Visões' com a 'Organização'.
    • 'Apagar visão'.

      Nota ¹: Ao utilizar Ordenação por 'Término', para as 'Atividades' Encerradas a Ordenação será por 'Término Real', já para as 'Atividades' Em Aberto, será por 'Término Estimado'.
  1. No Kanban, podem ser realizados 'Apontamentos', como se estivesse na função 'Meu Dia' e utilizasse o 'Play'.

    Em cada 'Atividade' existe o botão Iniciar.

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  1. Ao iniciar o 'Apontamento' em uma 'Atividade', o ícone do botão muda para cor verde e para o 'Stop', aguardando o usuário parar o 'Apontamento'.

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  2. É possível visualizar quais usuários estão com o 'Play' ativo em tempo real, por meio do Kanban, pois fica um ícone verde com um bonequinho andando e ao lado dele aparece a foto do usuário que está com 'Play Ativo' (ou caso não tenha foto, ficam as iniciais do nome dele). Passando o mouse em cima da foto do usuário aparece o nome completo dele.

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  3. Podem ser cadastrados comentários nas 'Atividades', por meio da tela de Kanban, ao clicar no balão de diálogo, o ícone ficará verde,

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E será aberta uma tela de edição rápida, onde podem ser adicionados comentários.

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  1. Em 'Comentários', sempre que um novo for realizado irá atualizado o contador do seu ícone.

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  1. O botão de 'Mais opções',

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Permite que a 'Atividade' seja editada, duplicada ou apagada.

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  1. Ao clicar em 'Duplicar para' será criada uma nova 'Atividade', contendo os mesmos dados da que está sendo duplicada. Precisando informar apenas o campo "Projeto/Pasta".

  2. Ao clicar em 'Editar', aparece uma janela de edição rápida, onde podem ser editados os campos básicos de uma 'Atividade'. Nesta mesma tela de edição rápida, podem ser alterados os usuários associados, gerenciar comentários, inserir arquivos e/ou alterar a 'Situação' da 'Atividade'.

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  3. Ir para o modo completo de edição, ou seja, a edição padrão das 'Atividades'.

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  4. Criar novas 'Atividades', já com a situação desejada.

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  5. Cores demonstrando se a atividade está Atrasada, Dentro do Prazo, ou se já deveria ter iniciado. Trata-se de um indicador de prazo por cores, facilitando a visualização das atrasadas ou com risco de atraso, como pode ser visto na imagem abaixo.

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Para saber mais entre em contato com nossa Equipe, encaminhado e-mail para suporte@artia.com.

 

 

 

 

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