5.1 Lista de Atividades

5.1.1  Lista de Atividades na tabela de dados

Com as Atividades criadas, ou ainda para criar novas Atividades podemos acessar o menu superior Atividades > Lista de Atividades.

Em tela serão exibidas as Atividades cadastradas, de acordo com o escopo selecionado na Tree view (menu lateral esquerdo) e a visão utilizada.

 

Buscando tornar o Artia cada vez mais fácil de usar, na listagem tempos alguns recursos que torna mais fácil executar as operações mais frequentes sobre atividades. Botões na primeira coluna da tabela de atividades que dão acesso direto às funções de Comentar, Apontar, Encerrar e um pequeno menu com as ações de Editar, Associar Pessoas, Alterar a situação, Enviar para o Meu Dia e Apagar. Assim você consegue executar diversas ações sobre a Atividade a partir da tabela de dados, sem precisar acessar cada atividade individualmente.

5.1.2 Botão Ações

Além das opções da listagem de Atividades, há outras ações interessantes nessa tela. Com o Botão de Ações, botão Novo, Visões, Exportar e Imprimir.

No botão de Ações, permite realizar ações em massa sobre as atividades listadas, como Apagar, Copiar, Associar pessoas, Alterar Categorias, Alterar Situação, Enviar para Meu dia  e Importar CSV.

Apagar

Para apagar mais uma Atividade de uma vez basta marcar as Atividades que deseja apagar em seguida clicar no Apagar.

Copiar

A cópia de Atividades funciona da  seguinte forma, selecione a(s) Atividade(s) que deseja copiar, selecione na Tree view (menu lateral esquerdo) o local (Pasta ou Projeto) no qual deseja copiar as Atividades em seguida no botão Ações novamente e será exibido o botão Colar, clique sobre ele e aguarde suas atividades serem copiadas.

O tempo para finalizar a cópia irá depender da quantidade de Atividades que estão sendo copiadas.

Uma notificação será exibida no ícone de sino ao lado da foto do seu usuário no canto superior esquerdo da tela.

Associar pessoas

Essa função serve para associar uma ou mais pessoas em uma só ação à uma ou mais Atividades.

Basta marcar a(s) Atividade(s) que deseja associar as pessoas, em seguida clique em Associar pessoas.

Selecione as pessoas que deseja associar às Atividades, clique na seta azul para passar para que grupo de Pessoas associadas, defina um papel de cada uma ou de todas, lembrando que é necessário que haja um responsável entre elas em seguida basta clicar em Salvar.

Alterar Categoria

Como na associação de pessoas selecione a(s) Atividade(s) que deseja alterar a Categoria, na próxima tela localize a categoria que deseja alterar e clique em Salvar.

Alterar Situação

Para alterar a Situação de Atividades em massa siga os mesmos passos de Alteração de categoria, e na próxima tela marque para qual situação deseja que todas as Atividades selecionadas sejam alteradas.

Enviar para Meu dia

Já o Enviar para o Meu dia é um pouco diferente, pois além de poder enviar as Atividades para o Meu dia do seu usuário, você também pode marcar para enviar para o Meu dia de outros usuários da Organização.

 

Importar CSV

Outra função interessante é a importação CSV, onde permitir inserir várias Atividades de através de uma ação.

Basta preencher em uma planilha em formato csv os campos das Atividades para serem importadas, sendo que os campos importados são Título, Descrição, Categorias, Início Estimado, Término Estimado, Esforço Estimado, %Completo e o E-mail do Responsável ( e-mail este deve ser igual ao que estiver cadastrado no usuário do Artia).

Na primeira tela localize o arquivo que deseja importar, selecione um separador (normalmente nos formatos csv o separador utilizado no arquivo salvo é o ponto e vírgula) e o Delimitador (na maioria das vezes é utilizado as aspas duplas como separador, varia de acordo com a ferramenta utilizada para salvar a planilha).

 

Em seguida basta realizar um Dê - Para das colunas da sua planilha com os campos no Artia, caso tenha campos que não queria informar, basta deixar como Ignorar.

 

5.1.3 Botão Novo/ Novos

 

Através desse botão você pode abrir a tela para criação de uma Atividade´clicando em 'Novo', ou ainda tem a opção de Novos, onde pode inserir várias Atividades em forma de lista, conforme descrições em tela.

 

5.1.4 Personalizar Visões

Uma funcionalidade muito utilizada no Artia é a opção de personalização das listagem de Atividades.

Essa funcionalidade permite que personalize as colunas listadas na tabela com filtros, colunas, agrupadores.

Por padrão quando seu usuário é criado no Artia, já virão cadastradas algumas visões padrões, que podem ser alteradas, excluídas, duplicadas e até compartilhadas com outros usuários da Organização, ou ainda pode ser criadas novas visões de acordo com a sua necessidade.

As visões são distintas por usuários.

 

5.1.5 Exportar e Relatórios

O Artia permite que as listagens das Atividades, sejam exportadas em formato CSV ou ainda impressas em PDF.

Para que isso ocorra temos os botões Exportar e Imprimir no canto superior esquerdo da listagem.

 

Na exportação você pode escolher as colunas que deseja que sejam extraídas no arquivo gerado. Selecionando as colunas e clicando na seta azul indicando na caixa de colunas inseridas, assim como também pode reordenar a sequência das colunas no arquivo exportado.

 

 

Já na impressão dos relatórios é gerado um PDF de acordo com o que está sendo listado em tela. Com a possibilidade de personalizar a formatação da impressão configurando alguns campos antes de realizar a impressão.

Ao clicar no ícone da impressora é exibida uma tela com opções de orientação da página, Retrato ou Paisagem, opção de exibição dos comentários de cada Atividade e em exibir colunas que contenham percentuais como em barras ou numérico.

Além disso há duas opções de relatórios, o Relatório de Atividades para aprovação e o Relatório de Atividades a diferença é que no de aprovação ao final é exibido dois campos para Assinatura.

 

 

5.1.6 Encerrar "Atividade" quando sou responsável

Os usuários também podem encerrar "Atividades" desde que sejam responsáveis pelas mesmas, tornando o processo mais rápido e eficiente. E todos os usuários líderes na Comunidade também podem encerrar qualquer Atividade mesmo não sendo responsáveis.

Para tanto basta clicar no check de encerrar na listagem ou alterar a situação para uma situação encerrada.

 

 

 

5.1.7 Indicadores de Prazo de Atividades

Informações sobre os Indicador de Prazo nas Atividades:

Cinza - Apresenta quando não possui Termino Estimado.

Para Atividades Pendentes.

- Vermelho, data atual > termino estimado;
- Verde, data atual < inicio estimado;
- Amarelo, (numero de dias entre (data de hoje) e (inicio estimado )/numero de dias entre (termino estimado) e (inicio estimado )) > porcentagem completo;

Para atividades Encerradas:

- Vermelho: Termino real > termino estimado.
- Verde: Termino Real menor ou igual a data atual;

 

Dúvidas, envie e-mail para suporte@artia.com

 

 

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