2.5 Atividade

 

2.5.1 Crie "Atividades"

Uma vez que você está ambientado com as suas "Comunidades" e já as personalizou para o seu uso, com seus projetos ou pastas criados, você pode começar a criar "Atividades". Para isso, clique em alguma "Pasta" ou "Projeto" na "Tree-view", clique no menu "Atividades" -> Lista de Atividades e clique em "Novo" na tabela de dados exibida no centro da tela.

Você também pode criar várias Atividades em uma única operação clicando sobre o botão "Novos". 

Também pode criar a atividade através do ícone de "opções" () no canto direito do nome do projeto/pasta, em seguida clicar em "Nova Atividade". Irá abrir a aba para preenchimento dos dados da atividade.

Para adicionar uma atividade de uma forma rápida, pode ser feita incluindo o nome no campo "Adicionar Atividade" e clicar em adicionar.

Na tela de edição da "Atividade", você pode inserir os detalhes que desejar. Se achar que não precisa de determinada informação dessa tela, não a informe - apenas o título é obrigatório.

 

2.5.2  Personalizar visões


Você pode personalizar suas visões nas “Listas de Dados” no Artia de acordo com a sua necessidade.

Por padrão ao se cadastrar no Artia você já terá algumas visões cadastradas, porém pode criar novas, editá-las ou até compartilhar com outros usuários da sua Organização.

Selecione colunas, filtre por participantes, categorias, responsáveis, datas entre outras. 

 

 

2.5.3  Gerencie "Papéis"

 O que é? 

 Trata-se de “Papeis” para manter os usuários informados no andamento e alterações realizados nos itens do Artia, sem que os usuários necessitem realizar apontamentos, conste na alocação de atividades ou apresente nos relatórios.

 

Como utilizar:

 1° Passo:

Acesse o item no qual irá vincular o Informado. (Atividade, Projeto, Lançamentos Financeiro ou demais) e clique em Associar pessoas, conforme imagem:

 

2° Passo:

Selecione o usuário no quadro a esquerda, clique na seta que aponta para o quadro da direita para inserí-lo, em seguida em "Defina como", selecione "Informado".

 

Definido como informado basta salvar e pronto.
O usuário será notificado sempre que houver alterações.

 

Qual a diferença entre Responsável, Participante e Informado? 

  • Responsável: Todo item do Artia deve apresentar um e apenas um responsável, este usuário será contabilizado nas alocações de atividades,  apresentando nos relatórios e será recebe notificações das alterações, comentários e andamentos dos itens em que esta vinculado.  
  • Participante: Assim como o responsável estes usuários serão contabilizados nas alocações de atividades também apresentam nos relatórios e recebem notificações das alterações, comentários e andamentos em que esta participando, a diferença é que não é obrigatório possuir participante e pode ser inseridos quantos forem necessários.   
  • Informado: Os informados apenas recebem notificações de alterações realizadas nos itens em que está vinculado, não apresentando nos relatórios e nem contando nas alocações.
    Assim como as atividades vinculadas como informado não constaram na Agenda e nem no Meu Dia do usuário.

 

2.5.4  Como criar Tarefas Recorrentes

Como utilizar:

1° Passo:

Ao Criar/ Editar uma atividade, Habilite a opção Repetir.
Ao habilitar irá apresentar os campos para configurar as suas novas atividades. 

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2° Passo:

Informe o tipo da "Repetição", Diária, Semanal ou Mensal. 

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3° Passo:

Em "a cada" informe o tempo de repetição entre as atividades.  Exemplo: Caso deseja que seja criado atividades para cada 03 dias, em Repetição Informe diário e em Repete a cada: informe 3.

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4° Passo:

Selecione os dias da Semana. 

 4.png

5° Passo:

Informe a "Data de início" no qual deseja que comece suas atividades. 

 5.png

6° Passo:

Em "Data de término", informe a data para a sua última atividade ou em Após insira a quantidade de recorrências que devem ser adicionadas. 

 6.png

7° Passo: 

Em "Data de início no final de semana" selecione uma das opções abaixo para caso uma ou mais repetições coincida com final de semana:

  • Manter: Permanecer com a ocorrência mesmo sendo em finais de semana;
  • Antecipar: Anteceda a ocorrência para a repetição que concomitar em finais de semana;
  • Postergar: Adie a ocorrência para a repetição que coincidir em finais de semana;

7.png

O mesmo ocorre para "Data de término no final de semana".

 

8° Passo:

Após salvar você pode verificar suas atividades, em Atividades -> Atividades. 

 

 

2.5.5  Dependência entre atividades

É possível criar “Dependência entre Atividades” garantindo que todas as tarefas com essa dependência comecem somente quando a atividade anterior for encerrada.

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2.5.6  Vários Lembretes de Atividades


E possível incluir vários “Lembretes” nas “Atividades” a partir de uma data específica, ou seguindo as datas de início e término estimado delas, para cada lembrete registrado será enviado uma notificação por e-mail, ajudando você ou sua equipe nas conclusões das tarefas.

Basta acessar a tela de Edição da Atividade, ao final dos campos para preenchimento está localizado a opção de Lembrete, ao marcá-la é exibida uma caixa de opções para seleção e configuração dos lembretes a serem enviados.

 

 

2.5.7  Vincular Arquivos na Atividade

 Você sabia que é possível vincular Arquivos em uma Atividade?

Para isso basta clicar no botão “Vincular Arquivo” localizado no final do formulário de Atividades e procurar pelo Arquivo desejado.

Para realizar essa operação você precisará ser Líder ou Responsável pela Atividade.

Você pode associar na Atividade um Arquivo que já exista em sua Organização ou ainda, pode incluir um novo clicando em Novo Arquivo.

Ao clicar em Novo Arquivo será exibida uma tela para escolher o arquivo a ser inserido e campos para preenchimento de dados do Arquivo.

 

2.5.8  Percentual de Conclusão de Atividade

 

Visualize e indique o percentual de conclusão de suas Atividades.

O campo “% Completo” é preenchido automaticamente com base no Esforço Estimado X Esforço Realizado da Atividade, porém é possível indicá-lo manualmente sempre que necessário.

Esse campo está disponível para consulta no formulário e na Listagem de Atividades.

Confira!

 

2.5.9  Encontre a "Atividade" desejada

Inicialmente, você precisa navegar utilizando a "Tree-view" para encontrar a "Atividade" desejada. Acesse a opção "Atividades"  em seguida,  clique no título da "Atividade" para acessar a  tela de detalhes dela.

 

Tela de detalhes da "Atividade"

 

 

 

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