Reporte de Despesas

 

Liberamos nova funcionalidade onde será possível realizar apontamentos de despesas para Aprovação.

Com essa opção você poderá criar seus relatórios para reembolso ou aprovação de despesas de um projeto.

 

Saiba como utilizar

 

1.       Cadastro de Conta Contábil.

 

Você pode utilizar 'Contas Contábeis' pré-estabelecidas.

Para cadastrar acesse as configurações da sua organização e vá até a aba 'Conta Contábil':

Informe o Nome e a Descrição das suas 'Contas contábeis' e depois clique em Salvar.

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As contas serão listadas em ordem alfabética. Essa mesma ordem será apresentada no cadastro dos 'Lançamentos Financeiros'.

 

2.       Cadastro de Aprovadores.

 

Será necessário ter usuários com permissão de Aprovador.

Para tal, acesse a aba 'Aprovadores' presente nas configurações da 'Organização' e indique quais usuários devem possuir essa permissão.

Qualquer usuário da sua 'Organização' poderá ser incluído como 'Aprovador' de despesa.

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Usuários Líderes e Colaboradores visualizam todos os 'Reportes' criados nas comunidades em que possuem acesso.

Usuários Cliente e Restrito visualizam apenas 'Reportes' em que constam associados.

Nota: Para que usuários Clientes e Restritos visualizem os 'Lançamentos Financeiros' será necessário associa-los também nos Lançamentos.

 

 3.       Criação do 'Reporte de Despesas'.

Para criar 'Reporte de Despesa', acesse no Menu superior a opção 'Financeiro' -> 'Reporte de Despesas'.

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Ao clicar no botão Novo, o Artia irá direcionar para a Tela de Cadastro de 'Reporte de Despesa'.

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Informe os devidos campos, Título, Descrição, se será reembolsado pelo cliente, valor do adiantamento caso exista, o Período e a Categoria.

Nesse momento será possível informar o(s) usuário(s) responsáveis pela aprovação.

Clicando sobre o botão de 'Associar pessoas'.

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3.1.    Realizando lançamentos financeiros.

 

Através dos lançamentos financeiros será possível detalhar os gastos realizados.

Para criação, clique no botão 'Novo Lançamento'.

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Na tela de 'Novo Lançamento Financeiro', informe os devidos campos, Título, Descrição, Categorias, Data, Unidade, Valor unitário, Quantidade, Valor total, Conta Contábil, Centro de Custo e a Classificação financeira.

Sobre os valores, o Artia permite que informe apenas o Valor total ou Valor unitário e quantidade realizando o cálculo do Valor Total.

Para simbolizar uma despesa é necessário que informe o valor negativo.

Exemplo: Valor unitário -50,00.

Nota:
No 'Reporte de Despesas', desde que o usuário esteja associado a 'Comunidade', as permissões funcionam da seguinte forma:

O Usuário Restrito e Cliente podem criar novos Reportes de Despesas (nos projetos em que estiverem associados), visualizar Reportes criados por outros usuários quando estiverem associados e editar quando forem o Responsável. 

O Usuário Colaborador pode criar novos Reportes de Despesas, visualizar inclusive os que não estiver associado e editar os que estiver como Responsável. 

Já o Usuário Líder pode visualizar, alterar e criar 'Reportes de Despesa' sem estar associado.

 

3.1.1. Vinculando Arquivos nos Lançamentos Financeiros.

 

Ainda no lançamento é possível vincular arquivos, através dessa opção é possível anexar os comprovantes das despesas.

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Ao clicar em 'Novo Arquivo', vincule seu arquivo no lançamento.

E informe os devidos campos, Título, Descrição do Arquivo, Descrição Atual, Categorias, Disponibilizar para download e a Data de expiração.

 

Nota: Ao inserir um arquivo no lançamento irá apresentar também em 'Colaboração' -> 'Arquivos'.

 

Após a criação dos lançamentos financeiros os mesmos serão listados na tela do 'Reporte de Despesa'.

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4.       Impressão do Reporte de Despesa.

 

É possível gerar 'Reporte de Despesa' em formato PDF, para tal clique no botão em Formato de impressora.
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 Será gerado o seguinte relatório:10_rep.png

 

Contendo as colunas referente aos lançamentos Título, Data, Conta Contábil, Valor Total, Descrição, Responsável.

Irá constar também o total de todos os lançamentos, Valor do Adiantamento e o Valor a ser reembolsado.

Após salvar o 'Reporte de Despesa', encaminhe para Aprovação, alterando o Estado para Aguardando Aprovação.11_rep.png

 

Caso queira obter maiores detalhes das Despesas, basta acessar os detalhes dos Reportes clicando sobre eles.

5.       Aprovando Reporte de Despesa.

 

Ao encaminhar o 'Reporte de Despesa' para aprovação o mesmo será apresentado para o(s) usuário(s) Aprovador(es) em 'Financeiro' -> 'Aprovação'.

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Clique em Aprovar para Aprovação ou em Reprovar para Rejeita-lo.

Uma vez aprovadas ou rejeitadas, as despesas desaparecem da tela de Aprovações e devem ser consultadas, somente através da Listagem de Despesas localizadas no Menu Superior em 'Financeiro' -> 'Aprovação'.

Quando a Despesa for Rejeitada por um Aprovador, o profissional deverá corrigi-la, retornando seu Estado para Pendente realizando as devidas alterações e então, envia-la novamente para Aprovação.

 

Nota: 'Reporte de Despesa' pode ter mais de um aprovador, assim para que conste como Aprovado será necessário que todos os aprovadores realizem a Aprovação.

 

Observações:

'Reporte de despesa' não será copiado ao utilizar modelo.

Despesas não Aprovadas são contabilizadas como Custo Realizado no Projeto. Caso a mesma não possa ser considerada como custo realizado ela deverá ser excluída.

Uma vez Aprovado, total ou parcial, o 'Reporte de Despesas' não poderá ter ser status alterado para Pendente.

 

 

Para saber mais entre em contato com nossa Equipe, encaminhado e-mail para suporte@artia.com.

 

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2 Comentários

  • 0
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    Claudio.Damasceno

    As funcionalidades, controles e relatórios disponibilizados são muito úteis e sofisticadas. Certamente agora o Artia pode se tornar o front-end para diferentes ERPs.

  • 0
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    Claudio.Damasceno

    Em função dos avanços, fica agora mais evidente a necessidade de que os campos centro de custos e conta contábil possam ser associados a atividades, pastas e projetos.

    Da mesma forma, precisariam estar disponíveis nas visões como campos, filtros e agrupadores.

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