GTD no Artia

O GTD (Getting Things Done) é uma metodologia para aumento da produtividade. O foco da metodologia baseia-se na externalização de todas as nossas pendências, "limpando" a mente para que possamos trabalhar sem a preocupação de ficar pensando no que temos para fazer, pois sabemos que está tudo registrado em um sistema confiável. Além disso, o GTD traz um mecanismo para tocar o seu dia sem interromper seu fluxo de trabalho, permitindo que você estabeleça um ritmo mais produtivo com menos interrupções.

O Artia oferece vários mecanismos que possibilitam o seu uso para a aplicação de GTD. Este artigo sugere uma forma de organização de suas "Atividades" no Artia que contempla alguns aspectos presentes na metodologia.

1. "Projetos" e "Pastas"

O primeiro passo para organizar suas pendências no Artia é definir em quais projetos você está envolvido. O ideal é que você consiga agrupar absolutamente todas as suas pendências, inclusive coisas que você imagina que um dia talvez venha a fazer. Lembre que o princípio do GTD é limpar a sua mente, então quanto mais coisas você conseguir transferir para o Artia, melhor.
Adicionalmente, seguindo os princípios do GTD qualquer coisa que envolva mais do que uma "Atividade" já pode ser considerado um "Projeto". Porém, na prática convém criar uma divisão menos granular para facilitar a visualização das suas atividades e a navegação entre os "Projetos" e "Pastas".

2. Contextos

Um princípio fundamental para a sua organização são os contextos. No nosso cotidiano, trabalhamos em áreas e momentos claramente definidos. Num momento, estamos falando no telefone. Em seguida, estamos trabalhando no computador. Depois, vamos até o mercado comprar um item que precisamos em casa. Cada uma dessas áreas de ação, claramente separadas, definem o que o GTD chama de contexto. Assim, por exemplo, toda vez que você der uma saidinha para comprar o leite, você daria uma conferida na lista de tarefas do contexto "rua" ou "compras".
No Artia, você pode usar as tags para definir seus contextos. Use algum símbolo para diferencias as tags que representam contextos das tags normais. Dessa forma, quando você estiver buscando por suas tags, consegue facilmente encontrar todos os seus contextos - basta buscar por "@". Assim, sugerimos alguns contextos:

  • @trabalho
  • @casa
  • @telefone
  • @computador
  • @rua
  • @compras

tags.png

Caso você queira usar GTD de forma colaborativa, talvez na sua equipe de trabalho ou em casa, você pode considerar usar categorias, e não tags, para marcar os contextos. O funcionamento é bem similar, porém as categorias são compartilhadas - uma categoria associada a uma atividade é vista por todos que conseguem ver a atividade - enquanto que as tags são individuais e vistas somente pela pessoa que as criou.

3. Próximas ações (uso do my artia)

Outro aspecto importante no GTD é a definição de "next action", ou "próxima ação". Para manter sua mente limpa, você precisa saber a qualquer instante que tem algo "enfileirado" para fazer assim que acabar a sua atividade atual. A metodologia recomenda que, a cada solicitação recebida durante o dia, você analise alguns aspectos:

  •  Esse item é acionável, quer dizer, preciso agir sobre ele?
  •  Leva menos que dois minutos?

Se você responder afirmativamente essas duas perguntas, esse item deve entrar na sua lista de próximas ações. Caso não responda afirmativamente, você pode adicionar o item a algum plano de projeto para o futuro, ou armazená-la no seu calendário se for algo com data futura definida, ou delegar o item a alguma outra pessoa. Se não for uma ação, você pode ou descartar ou armazenar para referência futura.
No Artia, você consegue fazer essa distinção usando, novamente, as tags. Uma sugestão é usar outro símbolo, por exemplo "!", seguido de um número de 0 a 3 indicando a prioridade. Ficaria assim:

  •  !0
  •  !1
  •  !2
  •  !3

tags2.png

Isso permite usar visões agrupadas por tags, identificando claramente as atividades com diferentes prioridades nas suas listas.
Outro recurso importante que o Artia oferece para o usuário de GTD é o my artia. O my artia foi concebido para ser usado como o seu planejador diário, isto é, o local onde você armazena tudo que tem para fazer eu um dia específico. No my artia você consegue priorizar "visualmente" as suas atividades, arrastando-as para a ordem desejada. Adicionalmente, você consegue registrar o andamento das atividades de maneira automática através do timer, seja em modo normal ou em modo "Pomodoro".

4. Lidando com coisas ("stuff")

Para conseguir manter-se em um estado produtivo, você deve ser capaz de lidar com as pequenas pendências que surgem a todo tempo no decorrer do dia. O GTD recomenda manter sua caixa de entrada limpa, para que você só torne visível aquilo que está próximo de ser executado. O my artia pode ajudar bastante nessa necessidade, principalmente através da caixa de criação rápida. Ela permite que você rapidamente registre qualquer item que apareça de forma imprevista durante o dia, decida se esse item deve permanecer no my artia - isto é, se é uma ação que deve ser executada daqui a pouco, ou pelo menos ainda hoje - e, caso não precise ser feito agora, você pode remover esse item do my artia garantindo que ele continue registrado junto com as suas demais atividades.

5. E o Pomodoro?

O principal, e talvez único, conflito entre o GTD e a Pomodoro Technique está no controle das interrupções. O GTD foca no planejamento e armazenamento das suas atividades de forma coerente, consistente e confiável, para que você tenha a tranquilidade de sempre saber onde encontrar a informação que precisa e ter certeza de que nada será esquecido. Já a Pomodoro Technique, suportada diretamente através do my artia, é focada primariamente na execução e na manutenção do foco através do "desvio" das interrupções e da proteção ao pomodoro. Assim, é perfeitamente possível, e provavelmente até bem desejável, aplicar conceitos de GTD para a organização das suas atividades em um nível um pouco mais "macro" combinado com o uso da Pomodoro Technique para a execução do cotidiano.

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